Zapowiedzi Office 365 są bardzo ciekawe. Wynika z nich, że po aplikacji możemy spodziewać się naprawdę wiele. Office 365 zawiera 4 elementy, które działają w chmurze obliczeniowej Microsoftu.

Do zestawu najnowszej wersji pakietu biurowego MS Office należy Office Professional Plus, który łączy się z firmową chmurą obliczeniową. Dzięki temu, możliwe jest udostępnianie plików współpracownikom. Pojawiła się też możliwość korzystania z plików przy pomocy różnych urządzeń w tym także mobilnych. Korzystając z Office Web Apps mamy dostęp do plików i ich edycji.

Drugi składnik pakietu to Exchange Online, który jest odpowiednikiem znanego serwera poczty, z tą różnicą, że został uruchomiony w chmurze obliczeniowej Microsoftu. Stąd doskonale poradzimy sobie bez własnego serwera poczty, a od tej chwili wszystkie dane są bezpiecznie przechowywane w serwerowni. Przez Exchange Online mamy dostęp do e-maili za pomocą: Windows Mobile 6.5, Windows Phone 7, iPhone'a, BlackBerry oraz innych smart fonów, jak również przez interfejs na stronie www.

Dzięki usłudze Lync Online, która oparta jest na chmurze, funkcje komunikacyjne poczty e-mail są doskonale uzupełnione. W jednym miejscu znalazły się wszystkie narzędzia potrzebne do komunikacji. Usługa Lync została zintegrowana z innymi usługami, między innymi Outlookiem. Dzięki niemu można prowadzić czat, wideokonferencje, istnieje też możliwość udostępnienia współpracownikowi własnego pulpitu, czy obsługi automatycznej sekretarki.

Od teraz odebranie e-maila w Outlooku, a następnie kontynuacja rozmowy w komunikatorze nie jest już problemem. Ponadto nasz rozmówca otrzyma informację o rozmowie, jakiego e-maila ona dotyczy, a przy okazji dostęp do tego e-maila będzie dużo łatwiejszy. Podczas prowadzenia telekonferencji na Outlooku, mamy zapisany status zajętości. Konferencję można sobie zaplanować korzystając z kalendarza Outlook.

W chmurze znalazło się również miejsce dla SharePoint Online, czyli serwera, który znany jest od lat. Z jego pomocą można tworzyć wirtualne serwery do współdzielenia dokumentów, można zarządzać stronami internetowymi. Poza tym SharePoint Online integruje się z innymi składnikami dostępnymi w pakiecie, dzięki czemu można otworzyć w Wordzie udostępniane przez niego dokumenty, jak również można zarządzać kalendarzem w Outlook.

Obsługa systemu jest bardzo prosta. Usługi są płatne, po ich wykupieniu można już po 15 minutach w pełni korzystać z pakietu.

Office 365 – przykłady jego wykorzystania w praktyce.

Aplikacja okazuje się bardzo pomocna w przypadku kiedy do pracy przychodzi nowy pracownik, który wiadomo, na początku pracy może nie kojarzyć wszystkich pracowników. Pracownik otrzymuje do przejrzenia jakąś dokumentację, ale niestety nie ma dostępu do niektórych plików. Dzięki Office 365 może napisać do swojego opiekuna za pomocą firmowego komunikatora, jednak widzi, że w tej chwili opiekun jest na spotkaniu (informację taką można uzyskać dzięki współdzielonemu kalendarzowi). Spotkanie trwa długo, dlatego też pracownik dzwoni do opiekuna, jeśli będzie przerwa w spotkaniu to okey. Gdyby jednak okazało się, że nie ma przerwy, to wtedy pracownik nagrywa się na pocztę głosową, która zapisze usłyszany głos jako wiadomość tekstową i prześle ją na e-maila. Opiekun przeczyta informację na swoim smartfonie. W międzyczasie pracownik może zobaczyć, że jego problem będą mogli rozwiązać też inni pracownicy, którzy mają dostęp do tematu, który on przegląda. System pokaże informację o osobie, która może mu udostępnić daną dokumentację. Takie współdziałanie jest możliwe dzięki korzystaniu ze wspólnej bazy kontaktowej dostępnej dla wielu różnych urządzeń. Baza jest na bieżąco aktualizowana.

Z aplikacji można korzystać również wtedy kiedy wysyłamy dokument poza obręb firmy, a nasz nadawca nie korzysta z chmury obliczeniowej, oraz nie korzysta z takiego samego oprogramowania jak my. W celu udostępnienia dokumentu, wystarczy jedynie zaznaczyć odpowiednią opcję i w ten sposób damy dostęp do plików, które znajdują się na serwerze, zainteresowanym osobom, oczywiście po zaznaczeniu ich adresów e-mail.

Właściciel pliku posiada możliwość odebrania prawa dostępu jednemu lub kilku pracownikom. Poza tym SharePoint pozwala zamrozić plik. Jest to przydatna funkcja w momencie kiedy właściciel chce dokonać pewnych zmian w pliku. W tym czasie pracownicy widzą jedynie zamrożoną wersję. Dopiero kiedy zostaną dokonane już wszystkie zmiany, plik z dokonanymi zmianami zostanie udostępniony pracownikom.

Inne możliwości, to między innymi: możliwość jednoczesnej pracy dla kilku osób przy jednym dokumencie. W codziennej pracy najbardziej przydatna jest funkcja zapisywania zmian w edytowanym dokumencie i udzielanie dostępu do pliku współpracownikom. Można przechowywać kilka wersji edytowanego dokumentu i na bieżąco śledzić zmiany dokonywane przez pracowników. Istnieje również możliwość zapisywania aktualnych wersji dokumentu nad którymi się pracuje, pod koniec dnia pracy. Jednocześnie nie ma konieczności powiadamiania całego zespołu o każdej wprowadzonej zmianie, przez co nie dochodzi do zaśmiecania skrzynek odbiorczych pracowników.

Telekonferencja w chmurze

Wbrew pozorom przeprowadzanie telekonferencji w chmurze jest również proste. Obecnie taki sposób komunikacji jest coraz bardziej popularny. Narzędzia dostępne do przeprowadzenia telekonferencji można znaleźć między innymi: w pakiecie BPOS (od kwietnia 2011 roku pakiet ten ma zastąpić Office 365). W skrócie aplikacja działa następująco: najpierw wysyłamy zaproszenie do uczestnictwa w konferencji (jest to odnośnik do strony, na którą należy wejść o ustalonej godzinie). Informacja o telekonferencji jest zapisywana automatycznie do organizera w smartfonie, a następnie ustawia alarm, który ma za zadanie przypomnieć o rozmowie.

Po wejściu na stronę należy się zalogować podając swoje imię i nazwisko i od tej pory można już rozmawiać. Do rozmowy nie jest konieczna działalność mikrofonu, ponieważ rozmawiać można w inny sposób wykorzystując właściwości komunikatora. Za pośrednictwem centrali VOIP można połączyć się telefonicznie, a rozmowa jest transmitowana za pomocą telefonu, natomiast czat i obraz przez Internet. Osoba prowadząca konferencję posiada na swoim pulpicie obraz, który jest przekazywany do przeglądarki osoby, która została na nią zaproszona. Osoby, które zostały zaproszone na spotkanie nie muszą posiadać żadnych dodatkowych programów, ani za nic płacić, tylko prowadzący musi mieć wykupioną licencję. Odbiorcy muszą mieć jedynie. przeglądarkę

W Polsce duże firmy korzystają już z tej aplikacji. Do tej pory system zezwalał na zakup co najmniej 5 licencji. Od kwietnia ma to być zmienione i nawet małe firmy będą mogły skorzystać z Office 365, który działa w chmurze. Będą mogły zakupić na swoje potrzeby nawet jedną licencję.

Niewątpliwą zaletą pakietu jest to, że istnieje możliwość wyboru i zakupu tylko takich usług jakie są nam potrzebne. Rozwiązania działające w oparciu o chmurę posiadają jeszcze jedną ważną cechę jaką jest skalowalność. Na początku można zakupić tylko podstawowe usługi przeznaczone dla kluczowych pracowników, a w miarę rozrostu firmy dokupować kolejne licencje na kolejne usługi.